วันนี้ผมจะมาเล่าเรื่องการทำ Remote working ที่บริษัท I GEAR GEEK ของเรา รวมทั้งแนวคิดที่วิเคราะห์เรื่องต่าง ๆ จากที่เคยได้ศึกษามาครับ โดยเนื้อหาจะแบ่งออกเป็น 3 ส่วนด้วยกันคือ

1. ทำความเข้าใจกับการทำงานแบบเดิม และ Remote working ต่างกันยังไง?
2. ที่บริษัท I GEAR GEEK ของเราทำงานกันแบบไหน?
3. ประสบการณ์ทั้งข้อดี และ ข้อเสีย วิธีรับมือในการทดลองทำ Remote working รวมทั้งสรุปผลสำรวจของชาว Geeker ที่ได้ทดลองทำไปตลอดสัปดาห์

กิจกรรม Flash talk — โดยให้แลกเปลี่ยนเรื่องที่ตนเองสนใจ และ คิดว่าคนอื่นสนใจภายใน 5 นาที

การทำงานแบบเดิม vs Remote working

เคยได้ยินการทำงานแบบ 9 to 5 ไหมครับ?

มันคือการทำงานในอดีตนั่นคือการตอกเวลาเข้างาน 9 โมงเช้า ออกงาน 5 โมงเย็นนั่นเอง นึกภาพใกล้สุดก็สมัยตอนเรียนล่ะครับ ที่เราต้องมีการเข้าออกตามเวลาของคาบเรียน จนมาถึงตอนทำงานก็ยังมีหลาย ๆ ที่ยังเลือกใช้วิธีการทำงานในรูปแบบนี้อยู่ ซึ่งรูปแบบของการทำงานในลักษณะนี้ก็เริ่มมีความนิยมมาตั้งแต่ยุคการปฎิวัติอุตสาหกรรม ที่พนักงานทุกคนจะต้องมีการกำหนดเวลาเข้างาน และ จำนวนชั่วโมงทำงานที่ตายตัวเช่น 40 ชั่วโมงเป็นต้น

จนล่าสุด… เราก็เริ่มเห็นว่ามีบางที่ในประเทศจีนใช้การทำงานแบบ 996 นั่นคือการทำงานตั้งแต่ 9 โมงเช้า ถึง 3 ทุ่ม 6 วันต่อสัปดาห์ (ลาก่อนถ้าต้องทำงานแบบนี้ T-T)

โปรแกรมเมอร์จีนรวมใจ สร้าง GitHub 996.ICU แชร์รายชื่อบริษัทใช้งานหนัก ได้ดาวนับแสนแล้ว | Blognone
โปรแกรมเมอร์ชาวจีนร่วมประท้วงบริษัทไอทีจีนที่มีแนวโน้มจะใช้งานหนักขึ้นเรื่อยๆ โดยเรื่องนี้เป็นประเด็นขึ้นมาเมื่อ Bai Ya…blognone.com

ดังนั้นคำถามแรกที่อยากให้ทุกคนได้ทบทวน คือ จำนวนชั่วโมงที่เยอะขึ้นในการทำงานมันคือสิ่งที่เป็นตัววัดผลความสำเร็จ และ คุณภาพของงานได้จริงไหม?

Remote working หลัก ๆ ก็คือการที่คนทำงานไม่จำเป็นต้องเข้ามาที่บริษัท พวกเค้าสามารถนั่งทำงานที่ไหนก็ได้ในโลก มีการนัดคุยงาน และ ประชุมงานกันผ่านออนไลน์ หรือ อาจจะมีการนัดเข้ามาเจอหน้ากันบ้าง ส่วนรายละเอียดอื่น ๆ ผมเคยเขียนไว้แล้วบ้างครับ สามารถศึกษาดูข้อดีต่าง ๆ ได้จากที่นี่เลย

สิ่งนึงที่ผมเคยเห็นจากการทำงานในรูปแบบของการกำหนดเวลาตายตัว (Fixed-hour) เช่น

• หากมีการกำหนดว่าในแต่ละสัปดาห์ทำงานให้เกิน 40 ชั่วโมง เราก็จะพบว่าคนทำงานก็จะนั่งเล่นเน็ต นั่งทำนู่นนี่ที่ไม่เกี่ยวกับงานเลยในช่วงท้ายของแต่ละวันเพื่อเก็บชั่วโมงให้ครบตามกติกาที่วางไว้
• หากมีการกำหนดว่าทุกวันต้องไม่มาสายเกิน 9 โมง เราก็จะเห็นคนทำงานมากันเฉียดฉิว… บางครั้งมาถึงแล้วก็ไม่ได้เริ่มทำงาน นำอาหารและข้าวที่เตรียมมานั่งกินก่อน

ปัญหาของมันคืออะไรกันแน่?

จำนวนเวลางานที่ถูกกำหนดไว้คือคำตอบของการแก้ปัญหาใช่ไหม?

ดังนั้นก่อนที่เราจะมาคุยกันเรื่อง Remote working ได้ เราควรต้องทำความเข้าใจตรงนี้ให้ได้ว่าปัญหาหลัก ๆ คืออะไรกันแน่ที่เราไม่กล้าใช้ระบบนี้

เรายังไม่ไว้ใจทีมงานของเราใช่ไหม?

จะดีกว่าไหมถ้าทีมงานของเราไม่ต้อง

• อาบน้ำ แต่งตัว รีบเดินทางมาออฟฟิศยามเช้า (อันนี้ยิ่งในเมืองใหญ่ ที่การจราจรเป็นปัญหาจะพบว่าแต่ละเช้าคือเหนื่อยมาก)
• เลือกเวลาได้ว่าตอนไหนควรพัก ตอนไหนควรทำงาน เช่น บางคนจะมีสมาธิมากตอนทำงานกลางคืน
• มาอยู่ในรูปแบบของที่ทำงานเดิม อยากเปลี่ยนไปที่ไหนก็ตามใจเค้าเลย

เหล่านี้คือข้อดีเบื้องต้นที่ผมยกขึ้นมาให้พอเห็นภาพครับ สำหรับมุมของผู้ประกอบการ การที่เราสามารถลดค่าใช้จ่ายในแง่ของสถานที่ทำงานก็นับว่าคุ้มค่าอย่างมาก เราสามารถนำเอาค่าใช้จ่ายตรงนี้ไปเพิ่มเป็นสวัสดิการของทีมงานได้ตามที่เค้าอยากไป

I GEAR GEEK ของเราทำงานกันแบบไหน?

จากประสบการณ์การทำงานของพวกเรา ตอนนี้พวกเราเลือกใช้วิธีการทำงานแบบ Flexible-hour ครับ นั่นคือการที่ไม่ได้กำหนดตายตัวว่าต้องทำงานในแต่ละสัปดาห์ให้ครบ 40 ชั่วโมง ทีมงานของเราสามารถจัดการชีวิตตนเองได้ว่าจะจัดการเวลายังไง และ งานทุกชิ้นจะมีการติดตามผลในทุกสัปดาห์อยู่แล้ว ทำให้ทุกคนจะสามารถทราบได้ว่าตนเองต้องใช้เวลาในการทำงานเท่าไรกับสิ่งที่ตนได้รับผิดชอบไว้

โดยเรากำหนดเป็นกติกาของการเข้างานตอนเช้าคือ 10 โมง เพื่อมีการนัดอัพเดทงานกันในแต่ละ Project ร่วมกันกับทีมที่ตนเองอยู่ด้วย แต่ทุกคนก็สามารถจะออกงานกี่โมงก็ได้ ซึ่งอันนี้พวกเราใช้ หลักตามความเหมาะสมของความเป็น I GEAR GEEK ซึ่งจากการทดลองก็สามารถทำงานกันได้ปกติไม่ได้มีปัญหาอะไรนัก เพราะ เราเชื่อว่าการทำงานที่นี่ทุกคนมีความรับผิดชอบ และ ความเป็นผู้ใหญ่เพียงพอในการที่ไม่ต้องตีกรอบให้ชัดเจนมากนัก

จากการทดลองทำสิ่งที่ต้องเจอแน่ ๆ คือการต้องอธิบายให้ชัดเจนกับทีมงานว่าสิ่งที่เราต้องการคืออะไร เนื่องจากคำว่า Flexible-hour ของแต่ละคนมักไม่เท่ากัน รวมทั้งเรายังต้องชี้แจงถึงผลกระทบข้อตกลงต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในภาพรวมให้กับทีมงานอย่างสม่ำเสมอ

สำหรับตอนนี้บริษัทของเราก็ยังไม่ได้ปล่อยขนาดที่จะเข้ามากี่โมงก็ได้ เนื่องจากยังมีปัจจัยที่เรายังต้องศึกษาทดลองเพื่อวัดผลกันต่อถึงความเป็นไปได้ในอนาคต (ส่วนตัวก็เคยเห็นบริษัทที่ทำแล้วประสบความสำเร็จแล้วก็มี… แต่ยังน้อยนักในประเทศไทยที่ทำได้จริง)

สำหรับ Remote working นั้นทางบริษัทของเรายังไม่ได้มีการทำแบบ 100% แต่อาจจะมีเป็นกรณีพิเศษบ้างเป็นกรณีไป เช่น ตอนช่วงเดือนมีนาคม 2562 ที่ผ่านมาเกิดปัญหาฝุ่นขนาดเล็ก PM2.5 อย่างหนักในจังหวัดเชียงใหม่ ทำให้เราได้ถือโอกาสปิดออฟฟิศซ่ะเลย และ ทดลองการทำงานแบบ Remote working ตลอดทั้งสัปดาห์ ซึ่งในครั้งนี้ทำให้ทั้งผมเองและทีมงานได้เรียนรู้หลายเรื่องมาก จึงได้รวบรวมไว้เผื่อในอนาคตเราเองนี่แหละครับที่ได้กลับมาอ่านและใช้ในการตัดสินใจในอนาคตต่อไป

โดยมากคนฝั่ง Management มักติดหล่มทางความคิดว่าคนทำงานจะมี วินัย พอไหม? เราจะไว้ใจพวกเค้าในการปล่อยออกไปนอกสายตาได้ไหม แน่นอนผมก็กังวลในช่วงแรกแต่หลังจากที่ได้ทดลองทำปัญหาในเรื่องนี้ผมมองว่ามันก็ขึ้นอยู่กับว่ารูปแบบการทำงานของเราเป็นอย่างไร? ถ้ามันมีการกำหนด Milestone งาน ทุก ๆ คนทราบหน้าที่ของตนเอง และ มีความรับผิดชอบอยู่แล้ว คนทำงานก็สามารถเลือกได้นี่ว่าจะทำงานที่ไหนแล้วทำให้เกิดความ Productive สูงที่สุด ทำไมเราต้องไปตีกรอบเค้าด้วยล่ะ ? หรือ ทำไมเรายัง ไม่เชื่อใจ คนทำงานที่คุณรับเข้ามาอีก

อันนี้คือปัญหาที่คุณจะเจอแน่ ๆ เมื่อเปลี่ยนมาทำงานในรูปแบบนี้

1. การสื่อสารที่ไม่สามารถทำได้ทันที เช่น พอถามเรื่องนี้ไปก็จะต้องรอแต่ละคนกลับมาตอบ มันไม่เหมือนการทำงานที่เราสามารถเดินไปหาและสอบถามแบบ Face to face ได้ — แก้ได้โดยการมีการนัดล่วงหน้าในแต่ละวันว่าจะมีตารางการพบ หรือ ปรึกษากับใครบ้าง ทำให้ทุกคนจะสามรถ standby รอได้
2. ไม่ค่อยเห็นความคืบหน้า — อันนี้เป็นบ้างในบางโปรเจกต์ที่ Task งานอาจจะชิ้นใหญ่ไปในแต่ละส่วนที่ทำอยู่ หรือ ยังไม่ได้มีการตกลงเวลานัด Review เรื่อย ๆ ในแต่ละวัน (ตรงนี้สำหรับงาน Developer การนัดกัน Pair Programming ผ่าน VS Code Live Share ร่วมกันกับการสื่อสารผ่าน Google Hangout สามารถช่วยได้อย่างมาก)
3. หยิบงานซ้ำซ้อนกัน — ช่วงวันแรกเราเจอปัญหานี้ครับ ฮ่า ๆ แต่ก็เพราะความเคยชินที่ทีมงานไม่ค่อยไปอัพเดทงานใน Trello ทันทีที่เสร็จ (เราใช้เครื่องมือในการจัดการและวางแผนงาน)

ซึ่งส่วนใหญ่ล้วนจะเป็นปัญหาเรื่องการ สื่อสาร ของทีมงานเอง เอาจริง ๆ แล้วพอเราได้มาทำงานในรูปแบบนี้ทำให้เราทราบเลยว่าทีมงานนั้นยังต้องปรับปรุงหลายเรื่อง ทั้งการวางแผนงาน, การแตก Task งาน, การเลือกเอาเทคโนโลยีมาใช้ให้เหมาะกับงาน และ การนัดตารางเวลาประชุมที่ต้องกำหนดเป็น Agenda ที่ชัดเจน เป็นต้น

ดังนั้นจากที่ผมอ่านจากหนังสือมาก็พอจะทราบเลยว่าปัญหานี้คงเป็นปัญหาหลักแน่ ๆ แต่อย่าเอาเรื่องนี้มาเป็นตัวกีดกันไม่ให้เราไม่สามารถทำ Remote working เลย เพราะ จากที่ผมเล่ามาพอเราเจอปัญหาจากวันแรก ๆ ผมก็ทดลองปรับเครื่องมือ และ วิธีการสื่อสารของทีมที่ทำงานด้วย ก็พบว่ามันค่อนข้างคลายปัญหาไปได้หลายจุด จากการทดลองไม่กี่ครั้งเอง

แล้วชาว Geeker ชอบการทำงานแบบ Remote แค่ไหนล่ะ?

หัวข้อแต่ละข้อเราทดลองให้ทีมประเมินโดยใช้คะแนน 1-แย่สุดๆ ถึง 5-ดีสุดๆ และ ยังมีการให้อธิบายด้วยว่ามันขาดอะไรที่ทำให้ไม่ได้คะแนนเต็ม เพื่อทำให้ได้รับ Feedback จากทีมทำงานโดยตรง

1. แง่ของ Productivity
   คะแนนเฉลี่ยที่ 3.7/5 คือกลาง ๆ จากที่ได้ทดลองก็พบว่าทีมงานสามารถทำงานได้ในความเร็ว และ คุณภาพที่น่าพอใจ ดังนั้นในบางคนก็จะมีบ้างที่ไม่ชอบการทำงานแบบอยู่บ้านตนเอง จึงออกมาทำข้างนอกบ้าง อันนี้ก็แล้วแต่สไตล์การทำงานของแต่ละคนว่าตัวเองจะมีความ Productive สูงที่สุดในสิ่งแวดล้อมแบบไหน
2. การสื่อสาร
   คะแนนเฉลี่ยที่ 3.2/5 จะพบว่าการทำงานจะยังเกิดคอขวดบ้างในงานที่ต้องมีการติดต่อสื่อสารกันภายในทีม หรือ พูดคุยกันภายนอกทีม ซึ่งตรงนี้เราก็มีการ Feedback กันเพื่อปรับรูปแบบการทำงานในทุกวัน
3. การตัดสินใจของตัวงาน (อันนี้เราอยากรู้ว่างานนี้ต้องมี dependency กับคนอื่นแค่ไหนในแต่ละคน)
   คะแนนเฉลี่ยที่ 4.1/5 เนื่องด้วยการทำงานของเราที่นี่ในหลายทีมจะมีการวางแผนงานล่วงหน้ากันในทุกสัปดาห์อยู่แล้ว ทำให้ Task ส่วนใหญ่ที่แต่ละคนถือจึงสามารถตัดสินใจได้เลยทันที ไม่ต้องรอการพูดคุยกันกับทีมตลอดเวลา

สำหรับภาพรวมของชาว Geeker ค่อนข้างพอใจกับการทดลองครั้งนี้ แต่ก็มีบางคนรวมทั้งผมแหละครับ ที่ชอบการทำงานแบบทีม ได้เห็นได้พูดคุยกันแบบ Face to face มากกว่า

สรุป Feedback ในการทดลองครั้งนี้

จากการทดลองทำงานในรูปแบบนี้เราพบปัญหาหลายอันมาก ที่แม้ต่อไปจะกลับมานั่งทำงานด้วยกันแต่ถ้าหยิบเอามาปรับหรือพูดคุยก็จะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพดีขึ้นไปอีก ดังนั้นผมเลยมองว่าการทำ Remote working ได้เผยให้เห็นสิ่งที่ควรปรับปรุงเพิ่มมากขึ้นอีกด้วยครับ

สรุปผลการทดลองกันเถอะ!

แน่นอนว่าในอนาคตเรา อาจจะ มีการทำงาน Remote working 100% ก็เป็นไปได้เนื่องจากเกิดความพอใจอย่างมากจากทีมงานเองด้วย ซึ่งการทดลองในครั้งนี้ทำให้เราได้เรียนรู้และรับมือหลากหลายปัญหาอย่างมาก (รับมือแบบเฉพาะหน้า) แต่ระหว่างนี้เราก็ยังต้องทดลองรวมทั้งนำเอาปัญหาที่พบเจอระหว่างทางที่ทดลองนำเอามาแก้ไขต่อไปครับ

นอกจากการทดลองทำงานในรูปแบบนี้ บริษัท I GEAR GEEK เรายังมีการทดลองในหลาย ๆ รูปแบบด้วยกัน อาทิ รูปแบบการรับคน หรือ การพัฒนา Product ของเราเองโดยยึดหลักแนวคิด Build (ทดลองทำ) > Measure (วัดผล) > Learn (เรียนรู้ ปรับปรุงให้ดีขึ้น) เป็นหลักครับ

https://medium.com/insights-from-meeteor/how-smart-meeting-practices-help-you-build-measure-learn-509dfc3f6c60

ช่วงปิดท้าย เราก็ขอขายของหน่อย… หากใครรู้ตัวว่าตัวเองเป็นนักทดลอง มีความชอบเรียนรู้เรื่องใหม่ ๆ ตลอดเวลา รวมทั้งรักในการแบ่งปันเพื่อสร้างทีมร่วมกันกับเรา ขอเชิญเข้ามาได้เลยครับ มาทำงานร่วมกันกับพวกเราชาว Geeker โดยสามารถดูรายละเอียดได้ที่ >> https://jobs.igeargeek.com/